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差異化合同變更管理,堵住利潤黑洞

第52期《明源地產研究》 時昌安 明源地產研
2014-01-14 17:01:40
人物:    企業:
導讀:一年30億的合同金額,以行業平均變更率5%算有1.5億變更金額,其中由于設計錯漏、圖紙理解錯誤和現場管理失誤造成的無效成本占到40%,即6000萬,當前不少項目單方盈利水平不足200元,那么賣

2013年初,筆者訪談過一家百億房企,該企業成本管控水平頗高,特別是建安成本控制水平行業領先,在介紹企業成本管理經驗時,董事長告訴我們:“20年前我就會在工程現場抓跑冒滴漏,這些年公司一直堅持狠抓變更。長三角是調控的重災區,我們主要做剛需產品,客戶對價格敏感,如果不是在成本細節方面摳得緊,我們無法保障持續盈利。”

 

管好變更就是增加收益

我們來算一筆賬,以中等開發量體量的企業為例,一年30億的合同金額,使用行業的平均變更率水平5%,則有1.5億變更金額,而其中由于設計錯漏、圖紙理解錯誤和現場管理失誤造成的無效成本能占到40%,那就是6000萬,當前不少項目盈利水平還不到200元每平方米,需要賣掉30萬方才能掙到6000萬。變更其實在“默默地”吞噬地產企業的利潤,特別是在行業平均利潤率普遍下滑的背景下,變更會直接削弱企業的盈利水平,并且通常會導致返工甚至是推倒重來,極大地影響項目進度。

 

管好變更其實不容易

目前,開始關注變更管理的企業不在少數,然而多數管得并不理想,甚至連統計項目的變更金額都變成難題。變更到底是哪些因素造成的呢?哪些可以避免?哪些能夠優化?讓我們來分析表1項目的變更數據,基本可以判斷其變更管理處于失控狀態,其變更金額占比已經超過10%,遠超行業平均水平。基于20/80原則,影響最大的有三類問題:

 

1.施工現場管理能力弱

相對于乙方,甲方在現場管理方面非常被動,例如該項目在施工過程中由于沒有記錄好總包及分包使用確定腳手架的時間,對拖延工期引起的腳手架搭設時間延長的責任單位缺失記錄,造成后期乙方索賠時缺乏必要證據,這類糊涂賬最后只有甲方兜著,積少成多,最終造成大量現場簽證。

2.合同范圍約定不清晰

由于招標時沒有采用模擬清單,導致合同在簽訂時存在模糊與漏洞,造成后期扯皮,一定程度上造成了變更的發生。

3.設計與交底沒有做到位

由于設計管理不到位,邊出圖邊施工,過程中多次修改圖紙,最后乙方拿著有利于自己的圖紙來結算,造成變更的增加。

此外,在不少企業,營銷需要與高層需要也會造成變更。營銷需要對項目銷售尚起到一定促進作用,而其他變更對項目并不產生正向收益,因此是無效成本。從變更原因可知,變更往往不在于變更本身,而是在各個階段埋下的因,必須在設計、采購、施工等各階段下手。

 

差異化對待變更管理,事半功倍

地產項目開發周期長,受突發因素影響,變更是一定存在的,我們雖然不能杜絕變更,但需要管理變更,而且針對不同類型的變更采用不同的策略,從而達到事半功倍的效果。

1.嚴控簽證,減少跑冒滴漏

首先,在合同中約定好邊界,梳理出需要固化的合同清單和具體的合同模板,約定好合約管理邊界,只有清晰界定了合同范圍與邊界,才能夠有效避免后續不必要的變更簽證與扯皮。如表2。

 

 

其次,工程類招標,建議采用模擬清單招標,并且在施工圖之后的一定時間內(一般2個月內)完成補充協議簽訂,從而鎖定合同總價,避免索賠風險。

最后,對于簽證建立管理規則。不少企業簽證數量滿天飛,一個總包合同超過300份簽證。為了避免這種情況發生,需要建立基于合同的變更控制指標,針對不同合同類型設定控制上限,一般來說可以用金額變更比率(∑簽證金額/合同簽約金額)和變更頻率(簽證數量)兩個維度來控制合同變更,前者從成本維度,后者從現場管理水平視角,避免積小成大。

2.科學論證設計變更,做到先算后干

地產企業有個共識,除了設計錯漏之外,大部分設計變更源自老板那顆易變的心。提升產品效果為營銷服務這沒有問題,但在做設計變更時,老板沒有意識到它對成本的影響有多大,更沒有從整體收益視角來看待設計變更。我們的建議是,在做設計變更前,必須由項目管理團隊,特別是營銷、成本、設計、工程人員從進度、收益視角來做綜合判斷,并且把成本和進度影響告知老板。同時需要在論證、審核和執行反饋三個階段持續發力,才能管理好設計變更。

首先,做好變更設計論證。收到設計單位、施工單位、銷售部門等提出的設計變更要求后,由項目公司設計部門對變更內容做初步分析,以確認變更影響范圍:已經辦理建設工程規劃許可證的項目,且需要重新報建的,要就變更是否符合政府審批的有關規定與發展部門進行確認;已經領取預售許可證的項目,就變更是否涉及銷售承諾的問題與銷售部進行確認。

其次,根據變更的影響大小(包括金額、結構)對設計變更進行審批。由項目公司成本部門對變更的費用進行估算,需要明確到具體的合同(包括執行中和待發送的合同)。特別注意,設計變更若影響商業承諾或銷售承諾,無論變更費用多少,都需要銷售部門、商業經營部門參與審批,避免為交房埋雷。

最后,做好設計變更的執行和反饋。項目公司審查圖紙無誤后下發到施工單位和監理,并組織工程部、監理、施工單位進行變更交底,由監理負責落實變更執行,并于變更完成后填寫完成情況反饋。項目公司成本部每月對設計變更的類型、原因、成本影響進行統計和分析,對可能超過成本控制目標的設計變更在月例會中及時發出預警。

3.鼓勵設計優化

管理變更要堵、疏相結合,既要嚴控無效變更,也要鼓勵內部人員進行成本優化。標桿企業的做法是,設計優化是一個需要節省成本的變更類型,并且,公司會建立激勵機制,對設計人員特別是現場施工人員提出設計優化獎勵,如按節省下的費用進行提成獎勵等。在實踐中發現,鼓勵設計優化對商業地產項目價值更大,因為商業項目在施工階段存在更多可優化空間,需要現場人員充分發揮主觀能動性,從而實現公司、客戶、員工的多方共贏。


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